⛽️ Est-ce que le dirigeant d'une SAS peut recevoir des indemnités kilométriques ?

Le Président ou Directeur de SAS qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle peut se faire rembourser ses frais par la SAS (au réel ou via une évaluation forfaitaire).

Des conditions existent pour en bénéficier et minimiser les risques :

  • que l’URSSAF réintègre dans l’assiette des cotisations sociales, les indemnités kilométriques (IK) qui pourraient être assimilées à des rémunérations ;
  • que l'administration fiscale refuse la déduction des IK ou qu'elle les considères comme une distribution de résultat.

Les IK sont réputées couvrir uniquement la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant, et les primes d’assurances.

Les principales conditions à respecter

  • le dirigeant doit relever du régime fiscal des salariés (le cas des dirigeants de SAS à l'IS) ;
  • le véhicule utilisé par le dirigeant est un véhicule identifié de son foyer fiscal. La puissance fiscale du véhicule utilisé doit être justifiée en principe par la carte grise qui fait foi (à présenter en cas de contrôle de l'administration fiscale) ;
  • les déplacements trajet “domicile-lieu de travail” ne sont pas à retenir dans les indemnités kilométriques. En effet ces déplacements sont déjà couverts par l'abattement de 10 % sur leur revenu imposable à l'IR. Si des indemnités surviennent pour ces déplacements, ces dernières sont donc imposables et assujetties à cotisations ;
  • le dirigeant doit être en mesure de justifier rigoureusement et précisément le kilométrage retenu dans le calcul des IK.

Pour vous aider, voici un modèle sur Google Sheets qui comporte la date et l’objet de chaque déplacement indemnisé et le nombre de km parcourus (un document de ce type sera indispensable en cas de contrôle de l'administration fiscale).

Quelques précisions :

Selon la règle fiscale, les frais des dirigeants de sociétés doivent toujours être évalués au réel. L’utilisation des IK est un mode d’évaluation forfaitaire. Ce n’est donc que par mesure de tolérance que l’Administration fiscale accepte les IK pour les dirigeants ce qui renforce la nécessité de pouvoir justifier des déplacements pris en compte dans le calcul.

Il nous semble préférable que le principe du remboursement des IK d'un dirigeant soit validé en AG, comme pour sa rémunération.

Un associé qui n’aurait aucune fonction officielle dans l’entreprise (ni Président ou Directeur) ne peut en bénéficier.

Des frais peuvent être remboursés en sus des IK comme par exemple les frais de péage ou de parking.

 

Pour en savoir plus n'hésitez pas à vous référer à l'article 83 du CGI ou -mieux- à nous contacter !