👛 Comment gérer et nous transmettre vos notes de frais ?

Les notes de frais des employés sont à distinguer de celles des actionnaires fondateurs, qui sont intégrées dans des Comptes Courants d'Associés. Pour ajouter des dépenses à votre Compte Courant d'Associé, vous pouvez:

🚨 Même après nous avoir transmis le justificatif, vous devez conserver l'original !

 

Pennylane n'a pas encore de module de gestion des notes de frais pour les employés. En cas de gestion de per diem ou si vous souhaitez mettre en place des flux d'approbation des dépenses, Pennylane vous recommande de vous abonner à une solution spécialisée dans la gestion des notes de frais comme Jenji ou Expensya.

Vous pouvez également munir chaque collaborateur de cartes bancaires, virtuelles ou non, et éditer des règles d'utilisation. Nous recommandons tout particulièrement Qonto, Manager.one, Spendesk ainsi que Mooncard

 

Dans tous les cas, nous n'avons pas besoin de récupérer chaque justificatif de notes de frais, mais vous devez:

  • Remplir un template de notes de frais, par mois et par employé,
  • Créer des sous-dossiers "Notes de frais Prénom Nom de l'employé" dans le Drive que vous avez synchronisé à Pennylane et y ajouter les templates correspondants en PDF tous les mois.
  • Si vous souhaitez nous transmettre chacune des notes de frais quand même ou simplement les conserver au même endroit, vous pouvez les ajouter dans les sous-dossiers du Drive correspondants également.

🚨 Même si vous nous transmettez les justificatifs, vous devez conserver les originaux !

✍️ La web app Pennylane ne peut être utilisé pour nous transmettre les NDF des employés.