Export du relevé depuis Spendesk
- Se connecter au compte Spendesk
- Aller dans ParamĂštres â> Votre compte â> RelevĂ©s de compte
- SĂ©lectionnez la pĂ©riode voulue (par exemple le mois en cours) et cliquer sur l'icĂŽne 'tĂ©lĂ©charger' â dĂ©cocher 'Avec justificatif' (il ne faut pas tĂ©lĂ©charger les justificatifs !) â choisir 'Format CSV' â cf ci-dessous la pĂ©riode Ă sĂ©lectionner
Retraitement des données
- Créer un nouveau fichier Google Sheets ou Excel et y importer le fichier csv que vous avez téléchargé
- Afin de scinder le texte en colonne, sélectionner la premiÚre colonne puis aller dans Données > Scinder le texte en colonnes > Séparateur : point virgule
- Créer une nouvelle colonne "Libellé complet" en colonne V
- Cette nouvelle colonne va vous permettre de créer un champ qui réunit la 'Description' (colonne F) et le 'Code analytique' (colonne U) avec une formule de type "=CONCATENER(U2;" ";F2)" ou "=CONCATENATE(U2," ",F2)".
- Ecrire cette formule dans la cellule de la 2e ligne de la colonne V (en dessous du titre de la colonne)
- Appliquer cette formule sur la totalitĂ© de la colonne en cliquant sur le petit carrĂ© bleu dans le coin infĂ©rieur droit de la cellule avec la formule â maintenir le clic tout en descendant jusqu'en bas de la colonne et relĂącher.
đ S'il n'y a pas de colonne "Code analytique", la remplacer par la colonne "Fournisseur" (gĂ©nĂ©ralement colonne G) dans la formule, soit : "=CONCATENER(G2;" ";F2)" ou "=CONCATENATE(G2," ",F2)"
âS'assurer ensuite de ne pas importer des transactions dĂ©jĂ importĂ©es dans Pennylane :
- Se rendre dans la vue Banque de Pennylane
- Sélectionner Spendesk
- Puis l'onglet 'Toutes',
- Regarder quelle est la derniÚre opération importée (dans l'exemple ci-dessous une transaction Amazon du 23 juillet)
- Sur votre Gsheet, créer un filtre sur la 1Úre ligne (celles des titres) et trier sur la 'Date de débit' (colonne B) :
- SĂ©lectionner la premiĂšre ligne â cliquer sur DonnĂ©es â CrĂ©er un filtre
- Une fois le filtre créé, cliquer sur le triangle vert Ă cĂŽtĂ© de 'Date de dĂ©bit' (titre de la colonne B) â Triez de AâZ
- Effacer donc dans le fichier Google Sheets toutes les transactions antérieures à la derniÚre opération présente dans Pennylane (elle incluse) pour ne pas importer de doublon. Ca sera notamment le cas lorsque l'on importe un relevé plusieurs fois par mois.
- SĂ©lectionner la premiĂšre ligne â cliquer sur DonnĂ©es â CrĂ©er un filtre
- En second contrÎle pour éviter les doublons, vérifiez que le solde sur Spendesk correspond au solde comptable sur Pennylane.
- En second contrÎle pour éviter les doublons, vérifiez que le solde sur Spendesk correspond au solde comptable sur Pennylane.
- S'ils sont égaux : Tout va bien.
- S'ils ne sont pas égaux : cela signifie qu'il manque des écritures ou qu'il y en a en trop (en doublon)
- Cette étape est particuliÚrement importante et nécessite une attention particuliÚre pour ne pas importer deux fois une transaction ou à l'inverse en omettre une.
- Télécharger le Gsheet en CSV afin de le retrouver par la suite dans Mes Documents.
Import des données dans Pennylane
-
Sélectionner "Import/Export données" dans le volet latéral de Pennylane
-
Ensuite "Uploader un export bancaire"
-
Charger le fichier CSV retravaillé
-
Sélectionner "Préparer l'import"
-
ProcĂšder au "mapping" en faisant attention Ă
- bien sélectionner la colonne que vous avez créée (V - 'Libellé complet') comme libellé.
- mapper la colonne date avec la colonne "Date de débit" et renseigner le Format de date (avec a priori %Y-%m-%d)
- mapper 'Débit' avec la colonne 'Débit' et 'Crédit' avec la colonne 'Crédit'
- Ecrire 1 dans '# de lignes à sauter au début' pour ne pas importer la ligne de titre
- Il n'est pas nécessaire de renseigner les champs "Frais", "# de lignes à sauter à la fin", "séparateur de colonnes", "quote".
- Cliquer sur "Importer" en bas de page
- Actualiser la page de banque : les transactions nouvellement importées apparaissent.
âLe travail ne s'arrĂȘte pas lĂ ! il faut maintenant importer les piĂšces justificatives puis traiter les factures importĂ©es.
Une fois l'import réalisé
- Dans Pennylane â Banque â Spendesk â A vĂ©rifier â traiter les transactions pertinentes par automatisation
- Bien penser dÚs que c'est le cas à créer des rÚgles fournisseurs.
- Pour les autres, vérifier au cas par cas dans Spendesk (ouvert sur votre 2e écran) si le justificatif est présent sur la page "Paiements" dont la fonction de recherche est trÚs efficace.
- Quand l'icĂŽne est verte : le justificatif est disponible. Pour le consulter :
- Cliquer sur la dĂ©pense en question pour ouvrir un volet Ă droite oĂč se trouve la PJ â l'ouvrir pour regarder la TVA et la nature de la dĂ©pense Ă renseigner en banque dans Pennylane au niveau de la transaction en question.
- Quand l'icĂŽne est rouge : le justificatif n'est pas disponible
- Chercher d'abord dans l'historique de Spendesk si une facture a déjà été chargée pour ce fournisseur
- Cliquer sur 'Filtres' Ă gauche de la fenĂȘtre â 'Fournisseur' â entrer le nom du fournisseur â 'Appliquer'
- Si des transactions avec justificatifs joints apparaissent â cliquer sur la dĂ©pense pour ouvrir un volet Ă droite oĂč se trouve la PJ â l'ouvrir pour regarder la TVA et la nature de la dĂ©pense Ă renseigner en banque dans Pennylane au niveau de la transaction en question.
- Si de nombreuses transactions apparaissent pour ce fournisseur, en vérifier quelques-unes : c'est sûrement le signe qu'une rÚgle automatique voire une auto-facture est applicable pour ce fournisseur.
đš Si aucune transaction avec justificatif n'apparaĂźt â cliquer la banque dans Pennylane 'Demander des prĂ©cisions'
Une fois les transactions traitées : le rapprochement bancaire
- Se connecter au compte Spendesk
- Cliquer sur ParamĂštres â RelevĂ©s de compte â TĂ©lĂ©charger PDF
- Dans Pennylane, il faut créer un nouveau rapprochement et choisir le dernier jour du mois (Par exemple le 31 Octobre)
- Vérifier le solde du relevé en début de période
- Sélectionner les transactions qui se trouvent sur le relevé Spendesk
6- VĂ©rifier le solde en fin de pĂ©riode si c'est le mĂȘme sur le relevĂ©