đŸ“„ Comment importer la donnĂ©e Spendesk dans Pennylane

Export du relevé depuis Spendesk

  1. Se connecter au compte Spendesk 
  2. Aller dans ParamĂštres —> Votre compte —> RelevĂ©s de compte
  3. SĂ©lectionnez la pĂ©riode voulue (par exemple le mois en cours) et cliquer sur l'icĂŽne 'tĂ©lĂ©charger' → dĂ©cocher 'Avec justificatif' (il ne faut pas tĂ©lĂ©charger les justificatifs !) → choisir 'Format CSV' — cf ci-dessous la pĂ©riode Ă  sĂ©lectionner

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Retraitement des données

  • CrĂ©er un nouveau fichier Google Sheets ou Excel et y importer le fichier csv que vous avez tĂ©lĂ©chargĂ©
    • Afin de scinder le texte en colonne, sĂ©lectionner la premiĂšre colonne puis aller dans DonnĂ©es > Scinder le texte en colonnes > SĂ©parateur : point virgule
  • CrĂ©er une nouvelle colonne "LibellĂ© complet" en colonne V
    • Cette nouvelle colonne va vous permettre de crĂ©er un champ qui rĂ©unit la 'Description' (colonne F) et le 'Code analytique' (colonne U) avec une formule de type "=CONCATENER(U2;" ";F2)" ou "=CONCATENATE(U2," ",F2)".
    • Ecrire cette formule dans la cellule de la 2e ligne de la colonne V (en dessous du titre de la colonne)
      Capture_decran_2020-11-11_a_10.10.20
    • Appliquer cette formule sur la totalitĂ© de la colonne en cliquant sur le petit carrĂ© bleu dans le coin infĂ©rieur droit de la cellule avec la formule → maintenir le clic tout en descendant jusqu'en bas de la colonne et relĂącher.
💁 S'il n'y a pas de colonne "Code analytique", la remplacer par la colonne "Fournisseur" (gĂ©nĂ©ralement colonne G) dans la formule, soit : "=CONCATENER(G2;" ";F2)" ou "=CONCATENATE(G2," ",F2)"

❗S'assurer ensuite de ne pas importer des transactions dĂ©jĂ  importĂ©es dans Pennylane :

  • Se rendre dans la vue Banque de Pennylane
  • SĂ©lectionner Spendesk
  • Puis l'onglet 'Toutes',
  • Regarder quelle est la derniĂšre opĂ©ration importĂ©e (dans l'exemple ci-dessous une transaction Amazon du 23 juillet)
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  • Sur votre Gsheet, crĂ©er un filtre sur la 1Ăšre ligne (celles des titres) et trier sur la 'Date de dĂ©bit' (colonne B) :
    • SĂ©lectionner la premiĂšre ligne → cliquer sur DonnĂ©es → CrĂ©er un filtre
      Capture_decran_2020-11-10_a_16.30.42
    • Une fois le filtre crĂ©Ă©, cliquer sur le triangle vert Ă  cĂŽtĂ© de 'Date de dĂ©bit' (titre de la colonne B) → Triez de A→Z
      Capture_decran_2020-11-10_a_16.30.07
    • Effacer donc dans le fichier Google Sheets toutes les transactions antĂ©rieures Ă  la derniĂšre opĂ©ration prĂ©sente dans Pennylane (elle incluse) pour ne pas importer de doublon. Ca sera notamment le cas lorsque l'on importe un relevĂ© plusieurs fois par mois.
  • En second contrĂŽle pour Ă©viter les doublons, vĂ©rifiez que le solde sur Spendesk correspond au solde comptable sur Pennylane.
  • En second contrĂŽle pour Ă©viter les doublons, vĂ©rifiez que le solde sur Spendesk correspond au solde comptable sur Pennylane.
    • S'ils sont Ă©gaux : Tout va bien.
    • S'ils ne sont pas Ă©gaux : cela signifie qu'il manque des Ă©critures ou qu'il y en a en trop (en doublon)
    • Cette Ă©tape est particuliĂšrement importante et nĂ©cessite une attention particuliĂšre pour ne pas importer deux fois une transaction ou Ă  l'inverse en omettre une.
  • TĂ©lĂ©charger le Gsheet en CSV afin de le retrouver par la suite dans Mes Documents.

Import des données dans Pennylane

  • SĂ©lectionner "Import/Export donnĂ©es" dans le volet latĂ©ral de Pennylane

  • Ensuite "Uploader un export bancaire"

  • Charger le fichier CSV retravaillĂ©

  • SĂ©lectionner "PrĂ©parer l'import"

  • ProcĂšder au "mapping" en faisant attention Ă 

    • bien sĂ©lectionner la colonne que vous avez crĂ©Ă©e (V - 'LibellĂ© complet') comme libellĂ©.
    • mapper la colonne date avec la colonne "Date de dĂ©bit" et renseigner le Format de date (avec a priori %Y-%m-%d)
    • mapper 'DĂ©bit' avec la colonne 'DĂ©bit' et 'CrĂ©dit' avec la colonne 'CrĂ©dit'
    • Ecrire 1 dans '# de lignes Ă  sauter au dĂ©but' pour ne pas importer la ligne de titre
    • Il n'est pas nĂ©cessaire de renseigner les champs "Frais", "# de lignes Ă  sauter Ă  la fin", "sĂ©parateur de colonnes", "quote".

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  • Cliquer sur "Importer" en bas de page
  • Actualiser la page de banque : les transactions nouvellement importĂ©es apparaissent.

❗Le travail ne s'arrĂȘte pas lĂ  ! il faut maintenant importer les piĂšces justificatives puis traiter les factures importĂ©es.

Une fois l'import réalisé

  • Dans Pennylane → Banque → Spendesk → A vĂ©rifier → traiter les transactions pertinentes par automatisation
    • Bien penser dĂšs que c'est le cas Ă  crĂ©er des rĂšgles fournisseurs.
  • Pour les autres, vĂ©rifier au cas par cas dans Spendesk (ouvert sur votre 2e Ă©cran) si le justificatif est prĂ©sent sur la page "Paiements" dont la fonction de recherche est trĂšs efficace.
  • Quand l'icĂŽne est verte : le justificatif est disponible. Pour le consulter :
    • Cliquer sur la dĂ©pense en question pour ouvrir un volet Ă  droite oĂč se trouve la PJ → l'ouvrir pour regarder la TVA et la nature de la dĂ©pense Ă  renseigner en banque dans Pennylane au niveau de la transaction en question.
  • Quand l'icĂŽne est rouge : le justificatif n'est pas disponible
    • Chercher d'abord dans l'historique de Spendesk si une facture a dĂ©jĂ  Ă©tĂ© chargĂ©e pour ce fournisseur
    • Cliquer sur 'Filtres' Ă  gauche de la fenĂȘtre → 'Fournisseur' → entrer le nom du fournisseur → 'Appliquer'
    • Si des transactions avec justificatifs joints apparaissent → cliquer sur la dĂ©pense pour ouvrir un volet Ă  droite oĂč se trouve la PJ → l'ouvrir pour regarder la TVA et la nature de la dĂ©pense Ă  renseigner en banque dans Pennylane au niveau de la transaction en question.
      • Si de nombreuses transactions apparaissent pour ce fournisseur, en vĂ©rifier quelques-unes : c'est sĂ»rement le signe qu'une rĂšgle automatique voire une auto-facture est applicable pour ce fournisseur.
🚹 Si aucune transaction avec justificatif n'apparaĂźt → cliquer la banque dans Pennylane 'Demander des prĂ©cisions'

Une fois les transactions traitées : le rapprochement bancaire

  1. Se connecter au compte Spendesk 
  2. Cliquer sur ParamĂštres → RelevĂ©s de compte → TĂ©lĂ©charger PDF
  3. Dans Pennylane, il faut créer un nouveau rapprochement et choisir le dernier jour du mois (Par exemple le 31 Octobre)
  4. VĂ©rifier le solde du relevĂ© en dĂ©but de pĂ©riode 
  5. Sélectionner les transactions qui se trouvent sur le relevé Spendesk
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6- VĂ©rifier le solde en fin de pĂ©riode si c'est le mĂȘme sur le relevĂ©

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