📥 Comment importer la donnée Spendesk dans Pennylane

Export du relevé depuis Spendesk

1. Se connecter au compte Spendesk 
2. Aller dans Paramètres —> Votre compte —> Relevés de compte
3. Sélectionnez la période voulue (par exemple le mois en cours) et cliquer sur l'icône 'télécharger' → décocher 'Avec justificatif' (il ne faut pas télécharger les justificatifs !) → choisir 'Format CSV' — cf ci-dessous la période à sélectionner

Retraitement des données

• Créer un nouveau fichier Google Sheets ou Excel et y importer le fichier csv que vous avez téléchargé
  • Afin de scinder le texte en colonne, sélectionner la première colonne puis aller dans Données > Scinder le texte en colonnes > Séparateur : point virgule
• Créer une nouvelle colonne "Libellé complet" en colonne V
  • Cette nouvelle colonne va vous permettre de créer un champ qui réunit la 'Description' (colonne F) et le 'Code analytique' (colonne U) avec une formule de type "=CONCATENER(U2;" ";F2)" ou "=CONCATENATE(U2," ",F2)".
  • Ecrire cette formule dans la cellule de la 2e ligne de la colonne V (en dessous du titre de la colonne)
    
  • Appliquer cette formule sur la totalité de la colonne en cliquant sur le petit carré bleu dans le coin inférieur droit de la cellule avec la formule → maintenir le clic tout en descendant jusqu'en bas de la colonne et relâcher.

💁 S'il n'y a pas de colonne "Code analytique", la remplacer par la colonne "Fournisseur" (généralement colonne G) dans la formule, soit : "=CONCATENER(G2;" ";F2)" ou "=CONCATENATE(G2," ",F2)"

❗S'assurer ensuite de ne pas importer des transactions déjà importées dans Pennylane :

• Se rendre dans la vue Banque de Pennylane
• Sélectionner Spendesk
• Puis l'onglet 'Toutes',
• Regarder quelle est la dernière opération importée (dans l'exemple ci-dessous une transaction Amazon du 23 juillet)
  

• Sur votre Gsheet, créer un filtre sur la 1ère ligne (celles des titres) et trier sur la 'Date de débit' (colonne B) :
  • Sélectionner la première ligne → cliquer sur Données → Créer un filtre
    
  • Une fois le filtre créé, cliquer sur le triangle vert à côté de 'Date de débit' (titre de la colonne B) → Triez de A→Z
    
  • Effacer donc dans le fichier Google Sheets toutes les transactions antérieures à la dernière opération présente dans Pennylane (elle incluse) pour ne pas importer de doublon. Ca sera notamment le cas lorsque l'on importe un relevé plusieurs fois par mois.
• En second contrôle pour éviter les doublons, vérifiez que le solde sur Spendesk correspond au solde comptable sur Pennylane.
• En second contrôle pour éviter les doublons, vérifiez que le solde sur Spendesk correspond au solde comptable sur Pennylane.
  • S'ils sont égaux : Tout va bien.
  • S'ils ne sont pas égaux : cela signifie qu'il manque des écritures ou qu'il y en a en trop (en doublon)
  • Cette étape est particulièrement importante et nécessite une attention particulière pour ne pas importer deux fois une transaction ou à l'inverse en omettre une.
• Télécharger le Gsheet en CSV afin de le retrouver par la suite dans Mes Documents.

Import des données dans Pennylane

• Sélectionner "Import/Export données" dans le volet latéral de Pennylane

• Ensuite "Uploader un export bancaire"

• Charger le fichier CSV retravaillé

• Sélectionner "Préparer l'import"

• Procèder au "mapping" en faisant attention à

  • bien sélectionner la colonne que vous avez créée (V - 'Libellé complet') comme libellé.
  • mapper la colonne date avec la colonne "Date de débit" et renseigner le Format de date (avec a priori %Y-%m-%d)
  • mapper 'Débit' avec la colonne 'Débit' et 'Crédit' avec la colonne 'Crédit'
  • Ecrire 1 dans '# de lignes à sauter au début' pour ne pas importer la ligne de titre
  • Il n'est pas nécessaire de renseigner les champs "Frais", "# de lignes à sauter à la fin", "séparateur de colonnes", "quote".

  

• Cliquer sur "Importer" en bas de page
• Actualiser la page de banque : les transactions nouvellement importées apparaissent.

❗Le travail ne s'arrête pas là ! il faut maintenant importer les pièces justificatives puis traiter les factures importées.

Une fois l'import réalisé

• Dans Pennylane → Banque → Spendesk → A vérifier → traiter les transactions pertinentes par automatisation
  • Bien penser dès que c'est le cas à créer des règles fournisseurs.
• Pour les autres, vérifier au cas par cas dans Spendesk (ouvert sur votre 2e écran) si le justificatif est présent sur la page "Paiements" dont la fonction de recherche est très efficace.
• Quand l'icône est verte : le justificatif est disponible. Pour le consulter :
  • Cliquer sur la dépense en question pour ouvrir un volet à droite où se trouve la PJ → l'ouvrir pour regarder la TVA et la nature de la dépense à renseigner en banque dans Pennylane au niveau de la transaction en question.
• Quand l'icône est rouge : le justificatif n'est pas disponible
  • Chercher d'abord dans l'historique de Spendesk si une facture a déjà été chargée pour ce fournisseur
  • Cliquer sur 'Filtres' à gauche de la fenêtre → 'Fournisseur' → entrer le nom du fournisseur → 'Appliquer'
  • Si des transactions avec justificatifs joints apparaissent → cliquer sur la dépense pour ouvrir un volet à droite où se trouve la PJ → l'ouvrir pour regarder la TVA et la nature de la dépense à renseigner en banque dans Pennylane au niveau de la transaction en question.
    • Si de nombreuses transactions apparaissent pour ce fournisseur, en vérifier quelques-unes : c'est sûrement le signe qu'une règle automatique voire une auto-facture est applicable pour ce fournisseur.

🚨 Si aucune transaction avec justificatif n'apparaît → cliquer la banque dans Pennylane 'Demander des précisions'

Une fois les transactions traitées : le rapprochement bancaire

1. Se connecter au compte Spendesk 
2. Cliquer sur Paramètres → Relevés de compte → Télécharger PDF
3. Dans Pennylane, il faut créer un nouveau rapprochement et choisir le dernier jour du mois (Par exemple le 31 Octobre)
4. Vérifier le solde du relevé en début de période 
5. Sélectionner les transactions qui se trouvent sur le relevé Spendesk
   

6- Vérifier le solde en fin de période si c'est le même sur le relevé