✅ Comment rapprocher ses factures de ventes de ses encaissements ?

Cet article vous explique comment rapprocher vos factures de ventes de vos encaissements et ainsi savoir en temps réel quels clients relancer.

Une fois vos factures créées, elles apparaissent, en fonction de leur date d'échéance et de leur statut de paiement dans un des onglets suivants:

  • A venir: facture émise, non encore rapprochée, avec une date d'échéance postérieure à ce jour
  • En retard: facture émise, non encore rapprochée, avec une date d'échéance antérieure à ce jour
  • Payée et rapprochée: facture émise et rapprochée d'une ou plusieurs transactions bancaires d'un montant total équivalent à celui de la facture

Une facture payée rapprochée seulement partiellement apparaîtra comme "En retard" ou bien "A venir" en fonction de sa date d'échéance.

Pennylane étant connecté à vos comptes en banque, il vous est possible de rapprocher ces factures vous-mêmes de vos encaissements. Et ainsi de mettre à jour automatiquement leur statut de paiement. Effectuer ce rapprochement permet de savoir à tout moment qui vous a payé et qui vous devez relancer.

Comment rapprocher une facture d'un encaissement ?

Dans certains cas, nos algorithmes auront repéré une transaction bancaire susceptible de corresponde à l'encaissement d'une de vos factures clients et la facture en question portera alors le tag "rapprochement disponible". Vous poiuvez cependant toujours rapprocher une facture d'un encaissement, même lorsque ce tag n'est pas visible. Pour ce faire:

  1. Cliquez sur la ligne de la facture à rapprocher
  2. Dans le panel qui s'ouvre à droite, soit nous vous recommandons une transaction qui correspond à la facture à rapprocher et il vous suffit de cliquer sur "Rapprocher", soit vous devrez cliquer sur "Trouver la transaction correspondante"
  3. Cela ouvre un module vous permettant de rechercher la ou les transactions correspondante(s) à partir du libellé, de la date (possibilité de chercher sur une période ou une date unique), du montant (nombreuses options de tri disponibles ) et du compte en banque. 
  4. Une fois la ou les transaction(s) correspondante(s) identifiée(s), vous n'avez plus qu'à les cocher et à cliquer sur "Rapprocher". 
  5. Le tour est joué.

Cela met automatiquement à jour le statut de la facture à "Payée et rapprochée" si le montant de la facture est égal au montant de la ou des transactions rapprochées.

 

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