Une question qui revient souvent chez les nouveaux entrepreneurs. Que dois-je faire avec mes factures, mes notes de frais et mes tickets de caisse ? Puis-je les jeter ?
Il est important de savoir que toute facture et pièce justificative relative à un paiement doit être conservée et peut être demandée par l'administration fiscale en cas de contrôle. Cette règle s'applique aussi bien aux factures au format papier qu'aux factures reçues par email par exemple.
Combien de temps les conserver ?
L'article L123-22 du code de commerce dispose que les factures clients et fournisseurs ainsi que toutes les autres pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice.
Puis-je imprimer une facture reçue par email puis supprimer l'email/la facture?
Une facture reçue sous format électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans, même si l’entreprise la conserve également en format papier après l’avoir imprimée. Passé ce délai, la facture peut être conservée, au choix, sous format papier ou sous format électronique.
Puis-je scanner mes factures papier puis les jeter ?
Une entreprise peut numériser les factures qu’elle reçoit en format papier pour les stocker sur un support informatique. Pour cela, il faut respecter toutes les conditions prévues par les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales :
- L’entreprise doit être en mesure de reproduire la facture à l’identique par rapport à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur ;
- Le document numérisé doit être conservé en format PDF ou PDF A/3 assorti d’une signature électronique ou d’un cachet serveur conforme, au minimum, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, d’une empreinte numérique ou de tout autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française ;
- Le document numérisé doit faire apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier ;
- Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
L’archivage numérique des factures peut être effectué par l’entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet.
En pratique, il est quasiment impossible de respecter toutes les conditions fixées par la loi et il est donc fortement recommandé de faire appel à un tiers qui propose l'archivage électronique des factures et pièces justificatives à valeur probante (l'archivage électronique ne suffit pas, il doit être à valeur probante !). Nous travaillons sur cette question chez Pennylane pour pouvoir vous proposer ce service à l'avenir !
Quel risque en cas de non-conservation des factures ?
- À défaut de conservation des factures clients, l’entreprise encourt une pénalité de 50 % des montants facturés.
- À défaut de conservation des factures fournisseurs, l’entreprise risque un rejet de déduction des charges, ce qui a pour conséquence d’entraîner la taxation d’un bénéfice supplémentaire.
- À défaut de conservation des documents comptables, l’entreprise risque un rejet de comptabilité. Ce rejet entraîne la mise en œuvre d’une procédure de rectification contradictoire par l’administration fiscale, qui recalculera le bénéfice de l’entreprise sur la période concernée.