🥗 Notes de restaurant : que puis-je rembourser aux salariés de mon entreprise ?

Les dépenses engagées par un-e salarié-e pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l’employeur est tenu de lui rembourser.

⚠️ Attention ! Il existe des règles particulières de remboursement, n'hésitez pas à revenir vers nous pour une réponse au cas par cas.

Les repas d’affaires

Un salarié peut se faire rembourser ses repas d'affaires sans que cela soit considéré comme un avantage en nature, autrement dit les règles sont proches de celles applicables aux dirigeants.

⚠️ Attention ! Au-delà d'une certaine fréquence (plus d'un repas par semaine) ou d'un certain niveau de dépense, le remboursement sera très certainement considéré comme un avantage en nature soumis à cotisations sociales. Du reste, me salarié doit justifier la réalité des repas en mentionnant la qualité des convives (clients, prospects, fournisseurs...).

Les repas pris en déplacement

Lorsque les salariés sont en déplacement professionnel (et empêchés de regagner leur résidence ou lieu habituel de travail pour leur repas), la limite d'exonération des allocations forfaitaires qui leur sont attribuées est fixée comme en matière de cotisations de sécurité sociale.

Vous pouvez donc :

  • Soit lui verser une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses de repas ;
  • Soit lui rembourser les dépenses de repas au réel sur justificatif.

Ces montants sont exonérés de charges sociales s’ils ne dépassent pas un montant fixé chaque année. En 2020 ce montant s'élève à 19€ et son augmentation a été annoncée dans le cadre des mesures de relances liées à la pandémie de Covid-19.

En complément

Voici une liste non exhaustive des autres dépenses qu'il est possible de rembourser aux salariés : repas liés à une réunion professionnelle entre salariés, repas de fin d’année, repas ayant vocation à servir l’intérêt de l’entreprise (team building, atteinte d'un objectif, etc.).

Pour les frais de fin d'année, team building... voici quelques repères indicatifs à retenir :

  • un caractère exceptionnel (3 événements/manifestations par an) ;
  • dans l'intérêt de l’entreprise ;
  • justifié par la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
  • un budget indicatif de 30 à 40 € par salarié.