🦸‍♂️ Qu'est-il attendu de moi en tant que client de Pennylane ?

Cet article vous rappellera ce qui est attendu de vous et de vos équipes en tant que client de Pennylane afin de vous assurer que votre comptabilité soit bien tenue à jour.

Pennylane est un cabinet d'expertise-comptable augmenté. Votre comptable dédié se charge de tenir votre comptabilité, d'effectuer vos déclarations fiscales obligatoires et est le tiers de confiance capable de vous conseiller - dans la limite de ses compétences - sur vos questions d'ordre administratif, comptable et financier.

Cependant, votre comptable n'est pas magicien et il ne pourra pas tout deviner tout seul. Il a aussi besoin de vous.

Mes reponsabilités en tant que client de Pennylane

  • m'assurer de connecter ma banque Ă  Pennylane pour que mes transactions bancaires remontent dans la plate-forme. La plupart des banques permettent une connexion par API qui expire après 90 jours mais certaines banques font de la rĂ©sistance et font expirer la connexion avec tout service tiers après 24h. Pour ces dernières, nous vous recommandons de prendre l'habitude de reconnecter votre banque environ une fois par semaine.
  • transmettre mes justificatifs, factures d'achats et de ventes au fil de l'eau
    • nous avons besoin de vos factures d'achats pour connaĂ®tre la nature de la dĂ©pense, la TVA Ă©ventuellement rĂ©cupĂ©rable pour vous, la date d'Ă©chĂ©ance etc.. cette facture nous permettra donc de bien remplir votre dĂ©claration de TVA, de bien catĂ©goriser la dĂ©pense et de dĂ©terminer si c'est une charge dĂ©ductible de votre rĂ©sultat,ce qui impactera le montant de vos impĂ´ts Ă  payer . Nous transmettre cette facture vous permettra Ă©galement Ă  vous d'anticiper vos dĂ©caissements futurs et de faciliter le suivi de vos paiements fournisseurs au sein de Pennylane. 
    • nous avons besoin de vos factures de vente pour connaĂ®tre la nature du revenu (bien, service), le taux de TVA appliquĂ©, le client, ainsi que la date d'Ă©chĂ©ance de la facture.
    • nous avons Ă©galement besoin des documents justifiants certaines opĂ©rations qui ne sont pas des achats ou des ventes. Il s'agit par exemple des certificats de dĂ©pĂ´ts de fonds, des documents liĂ©s Ă  une augmentation de capital, des contrats et Ă©chĂ©anciers de prĂŞts, etc.. 
  • Il est par ailleurs Ă  noter qu'il est de votre obligation de conserver les factures Ă©mises ou reçues.
  • informer mon comptable de tout changement notoire - mieux vaut trop communiquer que pas assez. Exemples: ouvertures d'un nouveau compte bancaire, modification du capital social, nouvel emprunt, etc..
  • rĂ©pondre aux questions de mon comptable . Nos comptables savent que votre temps est prĂ©cieux et ils ne vous solliciteront que s'ils ont vĂ©ritablement besoin de votre aide pour avancer sur votre tenue comptable ou vos dĂ©clarations.

Comment transmettre vos documents Ă  Pennylane ?

Il existe différents moyens de nous transmettre vos documents, libre à vous de choisir le moyen qui vous conviendra le mieux:

  • forwarder vos factures par email sur l'adresse dĂ©diĂ©e qui vous a Ă©tĂ© communiquĂ©e pendant l'onboarding et que vous pouvez retrouver sur votre page Paramètres --> Transmissions Factures
  • connecter votre dossier Google Drive oĂą vous stockez vos factures directement Ă  Pennylane. Grâce Ă  notre connexion par API, dès que vous dĂ©posez une facture dans votre Drive, celle-ci remonte automatiquement dans Pennylane sans effort de votre part.
  • uploader vos factures et justificatifs dans votre appli de nĂ©obanque Qonto ou Manager.one. Pennylane est connectĂ© par API Ă  Qonto et Manager.one et sait ainsi rĂ©cupĂ©rer les justificatifs attachĂ©s aux transactions, tout comme d'Ă©ventuels commentaires que vous auriez laissĂ©.
  • prendre en photo un justificatif avec la web app mobile Pennylane. C'est la solution la plus adapatĂ©e pour nous transmettre les factures papier ou tickets de caisse par exemple. Notre app vous demandera si vous avez effectuĂ© la dĂ©pense avec les fonds de la sociĂ©tĂ© ou vos propres fonds, ce qui viendra le cas Ă©chĂ©ant directement alimenter votre compte courant d'associĂ©.
  • uploader ses justificatifs manquants directement sur Pennylane via l'onglet "Justificatifs manquants". Cet onglet vous montre les transactions bancaires pour lesquelles nos Ă©quipes ont manuellement indiquĂ© qu'il nous manquait un justficiatif pour bien les traiter en comptabilitĂ©. Vous pouvez uploader un justificatif et/ou ajouter un commentaire. N'hĂ©sitez pas Ă  nous indiquer en commentaire si vous avez perdu une facture. Vous recevrez un email automatique hebdomadaire vous rappelant combien de justficatifs manquent Ă  l'appel dans cet onglet.
  • Ă  travers notre partenaire GetMyInvoices qui rĂ©cupère automatiquement les factures dans certains extranets fournisseurs et les dĂ©verse dans Pennylane. 

Que dois-je faire pour mes déclarations de TVA ?

Une fois que vous aurez transmis tous les justficatifs, votre comptable Pennylane sera en mesure de tenir toute votre comptabilité. C'est à nous qu'incombe la responsabilité d'effectuer votre déclaration de TVA. Pour cela, il est cependant nécessaire de créer en amont une délagation à Pennylane sur le site des impôts.

Comment fluidifier au maximum la collaboration avec mon comptable Pennylane ?

  • utilisez pour les dĂ©penses du quotidien une banque qui vous facilite la vie. Une nĂ©o-banque ou au moins une banque qui s'adapte Ă  l'ère numĂ©rique et facilite les exports de transactions et ne vous force pas Ă  reconnecter trop souvent
  • Ă©ditez vos facture clients dans l'Ă©diteur de factures de Pennylane, ainsi pas de factures Ă  transmettre, ces dernières sont automatiquement ajoutĂ©es Ă  votre comptabilitĂ© 
  • payez vos factures d'achat par virement bancaire depuis Pennylane - ceci vous fait gagner un temps prĂ©cieux et vous offre une visibilitĂ© temps rĂ©el sur vos dĂ©penses et cela nous permet Ă  nous d'automatiquement rĂ©concilier la/les facture(s) avec les transactions correspondantes sans avoir Ă  vous embĂŞter.
  • mettez en place des process en interne pour que vous et vos collaborateurs transmettent toujours les justificatifs. On peut vous aider Ă  mettre cela en place.
  • Pensez Ă  structurer votre "stack" financière. Il est important de bien segmenter vos diffĂ©rentes activitĂ©s et de ne pas trop mĂ©langer les flux. Par exemple, si vous encaissez certains clients via Paypal, il est capital de ne pas utiliser ce mĂŞme compte Paypal pour aussi payer certaines factures d'achats. Nous vous recommandons d'avoir dans ce cas deux comptes Paypal distincts. Ne multipliez pas les comptes et moyens de paiement et d'encaissement si ce n'est pas nĂ©cessaire. 
  • GĂ©rez les notes de vos frais de vos collaborateurs avec un outil appropriĂ© 

Le cas des dépenses récurrentes

Pennylane est branché à votre compte en banque et sait automatiquement reconnaître certaines transactions bancaires. De plus en plus de fournisseurs procèdent en prélevant une carte bancaire avec de multiples paiements au lieu d'une facture mensuelle, ce qui peut rendre l'upload de chaque justificatif de dépense fastidieux pour le dirigeant.

Dans des cas bien précis, Pennylane offre l'option de passer une écriture comptable automatiquement lors de la reconnaissance de la dépense et de procéder par sondage pour la récupération des factures:

- transactions dont le libellé bancaire permet de reconnaître avec certitude le fournisseur

- fournisseur qui ne propose qu'un service unique, qui est toujours de la même nature, toujours avec le même taux de TVA, et toujours payé par Carte de Crédit (i.e la dépense et la facture sont synchrones)

- mise à disposition de toutes les factures par ce fournisseur dans un Espace Client permettant au dirigeant de retrouver à tout moment ses factures passées si besoin

Exemples

  • Google Adwords: Fournisseur Google Commerce Limited qui ne commercialise qu'un seul et unique type de service, TVA Intracom (siège en Irlande), services et compte de charges "Annonces et Insertions" (6231). Google prĂ©lève 500€ par 500€, ce qui peut mener Ă  constater Ă©normĂ©ment de transactions sur le compte. Factures accessibles par le dirigeant sur son Espace Client Adwords Ă  tout moment. PossibilitĂ© de procĂ©der par sondage âś…
  • Amazon: Fournisseur Amazon qui vend plein de produits diffĂ©rents. Parfois le fournisseur est Amazon directement, parfois un vendeur partenaire via la marketplace. Le type de bien vendu peut diffĂ©rer, le compte de charges aussi, la TVA Ă©galement. NĂ©cessitĂ© de systĂ©matiquement transmettre la facture Ă  votre comptable au moment de la transaction. âťŚ