🦸‍♂️ Qu'est-il attendu de moi en tant que client de Pennylane ?

Cet article vous rappellera ce qui est attendu de vous et de vos équipes en tant que client de Pennylane afin de vous assurer que votre comptabilité soit bien tenue à jour.

Pennylane est un cabinet d'expertise-comptable augmenté. Votre comptable dédié se charge de tenir votre comptabilité, d'effectuer vos déclarations fiscales obligatoires et est le tiers de confiance capable de vous conseiller - dans la limite de ses compétences - sur vos questions d'ordre administratif, comptable et financier.

Cependant, votre comptable n'est pas magicien et il ne pourra pas tout deviner tout seul. Il a aussi besoin de vous.

Mes reponsabilités en tant que client de Pennylane

• m'assurer de connecter ma banque à Pennylane pour que mes transactions bancaires remontent dans la plate-forme. La plupart des banques permettent une connexion par API qui expire après 90 jours mais certaines banques font de la résistance et font expirer la connexion avec tout service tiers après 24h. Pour ces dernières, nous vous recommandons de prendre l'habitude de reconnecter votre banque environ une fois par semaine.
• transmettre mes justificatifs, factures d'achats et de ventes au fil de l'eau
  • nous avons besoin de vos factures d'achats pour connaître la nature de la dépense, la TVA éventuellement récupérable pour vous, la date d'échéance etc.. cette facture nous permettra donc de bien remplir votre déclaration de TVA, de bien catégoriser la dépense et de déterminer si c'est une charge déductible de votre résultat,ce qui impactera le montant de vos impôts à payer . Nous transmettre cette facture vous permettra également à vous d'anticiper vos décaissements futurs et de faciliter le suivi de vos paiements fournisseurs au sein de Pennylane. 
  • nous avons besoin de vos factures de vente pour connaître la nature du revenu (bien, service), le taux de TVA appliqué, le client, ainsi que la date d'échéance de la facture.
  • nous avons également besoin des documents justifiants certaines opérations qui ne sont pas des achats ou des ventes. Il s'agit par exemple des certificats de dépôts de fonds, des documents liés à une augmentation de capital, des contrats et échéanciers de prêts, etc.. 
• Il est par ailleurs à noter qu'il est de votre obligation de conserver les factures émises ou reçues.
• informer mon comptable de tout changement notoire - mieux vaut trop communiquer que pas assez. Exemples: ouvertures d'un nouveau compte bancaire, modification du capital social, nouvel emprunt, etc..
• répondre aux questions de mon comptable . Nos comptables savent que votre temps est précieux et ils ne vous solliciteront que s'ils ont véritablement besoin de votre aide pour avancer sur votre tenue comptable ou vos déclarations.

Comment transmettre vos documents à Pennylane ?

Il existe différents moyens de nous transmettre vos documents, libre à vous de choisir le moyen qui vous conviendra le mieux:

• forwarder vos factures par email sur l'adresse dédiée qui vous a été communiquée pendant l'onboarding et que vous pouvez retrouver sur votre page Paramètres --> Transmissions Factures
• connecter votre dossier Google Drive où vous stockez vos factures directement à Pennylane. Grâce à notre connexion par API, dès que vous déposez une facture dans votre Drive, celle-ci remonte automatiquement dans Pennylane sans effort de votre part.
• uploader vos factures et justificatifs dans votre appli de néobanque Qonto ou Manager.one. Pennylane est connecté par API à Qonto et Manager.one et sait ainsi récupérer les justificatifs attachés aux transactions, tout comme d'éventuels commentaires que vous auriez laissé.
• prendre en photo un justificatif avec la web app mobile Pennylane. C'est la solution la plus adapatée pour nous transmettre les factures papier ou tickets de caisse par exemple. Notre app vous demandera si vous avez effectué la dépense avec les fonds de la société ou vos propres fonds, ce qui viendra le cas échéant directement alimenter votre compte courant d'associé.
• uploader ses justificatifs manquants directement sur Pennylane via l'onglet "Justificatifs manquants". Cet onglet vous montre les transactions bancaires pour lesquelles nos équipes ont manuellement indiqué qu'il nous manquait un justficiatif pour bien les traiter en comptabilité. Vous pouvez uploader un justificatif et/ou ajouter un commentaire. N'hésitez pas à nous indiquer en commentaire si vous avez perdu une facture. Vous recevrez un email automatique hebdomadaire vous rappelant combien de justficatifs manquent à l'appel dans cet onglet.
• à travers notre partenaire GetMyInvoices qui récupère automatiquement les factures dans certains extranets fournisseurs et les déverse dans Pennylane. 

Que dois-je faire pour mes déclarations de TVA ?

Une fois que vous aurez transmis tous les justficatifs, votre comptable Pennylane sera en mesure de tenir toute votre comptabilité. C'est à nous qu'incombe la responsabilité d'effectuer votre déclaration de TVA. Pour cela, il est cependant nécessaire de créer en amont une délagation à Pennylane sur le site des impôts.

Comment fluidifier au maximum la collaboration avec mon comptable Pennylane ?

• utilisez pour les dépenses du quotidien une banque qui vous facilite la vie. Une néo-banque ou au moins une banque qui s'adapte à l'ère numérique et facilite les exports de transactions et ne vous force pas à reconnecter trop souvent
• éditez vos facture clients dans l'éditeur de factures de Pennylane, ainsi pas de factures à transmettre, ces dernières sont automatiquement ajoutées à votre comptabilité 
• payez vos factures d'achat par virement bancaire depuis Pennylane - ceci vous fait gagner un temps précieux et vous offre une visibilité temps réel sur vos dépenses et cela nous permet à nous d'automatiquement réconcilier la/les facture(s) avec les transactions correspondantes sans avoir à vous embêter.
• mettez en place des process en interne pour que vous et vos collaborateurs transmettent toujours les justificatifs. On peut vous aider à mettre cela en place.
• Pensez à structurer votre "stack" financière. Il est important de bien segmenter vos différentes activités et de ne pas trop mélanger les flux. Par exemple, si vous encaissez certains clients via Paypal, il est capital de ne pas utiliser ce même compte Paypal pour aussi payer certaines factures d'achats. Nous vous recommandons d'avoir dans ce cas deux comptes Paypal distincts. Ne multipliez pas les comptes et moyens de paiement et d'encaissement si ce n'est pas nécessaire. 
• Gérez les notes de vos frais de vos collaborateurs avec un outil approprié 

Le cas des dépenses récurrentes

Pennylane est branché à votre compte en banque et sait automatiquement reconnaître certaines transactions bancaires. De plus en plus de fournisseurs procèdent en prélevant une carte bancaire avec de multiples paiements au lieu d'une facture mensuelle, ce qui peut rendre l'upload de chaque justificatif de dépense fastidieux pour le dirigeant.

Dans des cas bien précis, Pennylane offre l'option de passer une écriture comptable automatiquement lors de la reconnaissance de la dépense et de procéder par sondage pour la récupération des factures:

- transactions dont le libellé bancaire permet de reconnaître avec certitude le fournisseur

- fournisseur qui ne propose qu'un service unique, qui est toujours de la même nature, toujours avec le même taux de TVA, et toujours payé par Carte de Crédit (i.e la dépense et la facture sont synchrones)

- mise à disposition de toutes les factures par ce fournisseur dans un Espace Client permettant au dirigeant de retrouver à tout moment ses factures passées si besoin

Exemples

• Google Adwords: Fournisseur Google Commerce Limited qui ne commercialise qu'un seul et unique type de service, TVA Intracom (siège en Irlande), services et compte de charges "Annonces et Insertions" (6231). Google prélève 500€ par 500€, ce qui peut mener à constater énormément de transactions sur le compte. Factures accessibles par le dirigeant sur son Espace Client Adwords à tout moment. Possibilité de procéder par sondage ✅
• Amazon: Fournisseur Amazon qui vend plein de produits différents. Parfois le fournisseur est Amazon directement, parfois un vendeur partenaire via la marketplace. Le type de bien vendu peut différer, le compte de charges aussi, la TVA également. Nécessité de systématiquement transmettre la facture à votre comptable au moment de la transaction. ❌