Comment ça marche ?
Une fois l'application Pennylane installée, vous prenez en photo vos factures ou notes de frais et répondez à une ou deux questions. Ensuite, notre robot d'OCR (reconnaissance optique de caractères) s'occupe de tout : il lit la facture, la saisit automatiquement et votre comptable dédié chez Pennylane n'a plus qu'à vérifier que tout a été bien traité.
Pour quels usages ?
L'application mobile Pennylane facilite la vie et les tâches administratives des dirigeants de PME et de leurs collaborateurs. Elle vous permet notamment de :
- Prendre en photo avec son téléphone une facture d'achat papier et la transmettre ainsi directement à votre comptable en deux clics ;
- Prendre en photo avec son téléphone une note de frais en déplacement (repas, stationnement, etc.) pour ne pas la perdre et ainsi bien pouvoir prétendre à récupérer la TVA. Nos clients économisent des sommes conséquentes en évitant désormais de perdre leurs tickets caisse de repas et déplacements.
Attention : même après nous avoir transmis le justificatif, vous devez conserver l'original.
A venir bientôt : l'application Pennylane permettra prochainement de saisir ses indemnités kilométriques (IK) facilement.
Quelles sont les limites de notre appli mobile Pennylane ?
L'appli mobile Pennylane convient aux cas d'usage simples décrits ci-dessus. Si vous avez un des besoins décrits plus complexes, nous vous recommandons alors d'utiliser des applis spécialisées. Par exemple en cas de gestion de per diem ou si vous souhaitez mettre en place des flux d'approbation des dépenses et notes de frais.
Si vous avez des besoins plus poussés, Pennylane vous recommande de vous abonner à une solution spécialisée. Pas de souci, Pennylane est connecté aux différentes solutions spécialisées du marché et vous n'aurez donc pas d'efforts supplémentaires à fournir.
Il existe des applis spécialisées dans la gestion des notes de frais comme Jenji ou Expensya. Vous pouvez également préférer munir chaque collaborateur de cartes bancaires, virtuelles ou non, et éditer des règles d'utilisation. Nous recommandons tout particulièrement Qonto, Manager.one, Spendesk ainsi que Mooncard.